Datenanalyse

ERP Systeme generieren Massendaten, die in z. B. SAP B1 in über 1.500 Tabellen abgelegt werden. Die sinnvolle Verknüpfung der Datentabellen übernehmen für die Standardanwendungen bzw. Auswertungen das ERP-Programm. individuelle Auswertung müssen entweder sehr kryptisch in SAP oder über externe Berichtstools erstellt werden.

Die Praxis zeigt, dass die meisten Anwender mit der Standardkonfiguration arbeiten. Die Gründe sind, dass diese speziellen Anpassungen kosten- und pflegeintensiv sind und der Systemadministrator möglichst den Zugriff aus Datenschutzgründen untersagt. Aus dieser Tatsache müssen Zugriffswege aus den ERP-Systemen gefunden werden, um die Datenströme analytisch in EXCEL strukturiert auszuwerten. Der Alltag zeigt, dass noch immer Massendaten über die Zwischenablage kopiert und offline in Tabellen kopiert werden. Eine kontinuierliche Aktualisierung zum Stammsystem (Finanzbuchhaltung) ist nicht möglich.

Die „Offline Lösung“ ist Realität. Excel bietet eine Vielzahl von Auswertungstools. Datenanaylsen sind über Funktionen wie „Pivot“ und „PowerPivot“ möglich. Die physikalische Grenze in Excel ist auf rd. 1. Mio. Zeilen begrenzt. Eine Möglichkeit diese Limitierung der Datensatzanzahl auszuschalten sind Zugriffe aus Excel auf externe Datenbankprogramme. Office bietet hier Access an, um Datensätze aus ERP-Systemen zu speichern. Leider wird dieses mächtige Tool von Microsoft in den Firmen nicht genutzt, da die Mitarbeiter im Controlling nicht geschult sind.

Der Controller soll aussagekräftige Berichte erstellen nicht aber Datenbankspezialisten sein. Die Praxis zeigt, dass nur eine sinnvolle Verzahnung von Massendaten mit Reports in Excel zu aktuellen Auswertungen führen. Ohne grundlegende IT Kenntnisse des Controllers von Datenbanken (ERP/SQL/Access) führen zu immer komplexeren Exceltabellen, die Ausstehende schwer durchschauen können.

Die Regel lautet: Ohne Datenbank-Know-how ist kein effizientes Controlling möglich.

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